Privacy beleid

1. PRIVACYVERKLARING LIBERTY HOLDING BV, KAPPERSFOODS BV, OCEAN FOOD HOLLAND BV EN HUN DOCHTERONDERNEMINGEN

Algemeen

Persoonsgegevens betreffen gegevens die herleid kunnen worden tot een levend individu dat aan de hand van die gegevens kan worden geïdentificeerd. Identificatie kan plaatsvinden aan de hand van de informatie alleen of in combinatie met andere informatie die in het bezit is van de verwerkingsverantwoordelijke, of waarschijnlijk in diens bezit zal komen. De verwerking van persoonsgegevens wordt beheerst door de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679, “AVG”. Liberty Holding BV, de belangrijkste entiteiten KappersFoods BV en Ocean Food Holland BV en hun dochterondernemingen, zijn de gegevensverwerkingsverantwoordelijken en beslissen hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden. Liberty Holding BV, de belangrijkste entiteiten KappersFoods BV en Ocean Food Holland BV en hun dochterondernemingen, voldoen aan hun verplichtingen onder de AVG door persoonsgegevens up-to-date te houden; door ze veilig op te slaan en te vernietigen; door niet meer gegevens te verzamelen of te bewaren dan nodig; door persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang en openbaarmaking en door ervoor te zorgen dat passende technische maatregelen zijn getroffen om persoonsgegevens te beschermen.

2. Doelen voor het verzamelen en gebruiken van gegevens

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Beheer en administratief gebruik;
Om de levering van goederen aan onze klanten af te sluiten;
Om onze klanten, medewerkers en andere individuen te beschermen en hun veiligheid, gezondheid en welzijn te handhaven;
Om onze producten te promoten, op de markt te brengen en te adverteren;
Om te voldoen aan een leveringsovereenkomst en een bestelling;
Om de aankoop van goederen af te sluiten;
Om te voldoen aan een koopovereenkomst en een bestelling;
Om het transport van goederen af te sluiten;
Om te voldoen aan een transportovereenkomst;
Om de opslag van goederen af te sluiten;
Om te voldoen aan een opslag- en vervoersovereenkomst;
Om onze accounts en dossiers te onderhouden;
Om ons bedrijf effectief, wettig en gepast te runnen en onze relatie met onze medewerkers te beheren, tijdens het wervingsproces, terwijl onze medewerkers voor ons werken, op het moment dat hun dienstverband eindigt en nadat zij onze bedrijven hebben verlaten;
Om te voldoen aan onze arbeidsovereenkomsten;
Om te voldoen aan alle wettelijke en regelgevende verplichtingen en vereisten;
Om de legitieme belangen van onze bedrijven na te streven;
Om onze juridische positie te beschermen in het geval van juridische procedures;
Om de verplichtingen na te komen die de individuen hebben aangevraagd;
Om individuen te informeren over nieuws, activiteiten, diensten die binnen Liberty Group lopen;
Om uw contactgegevens te delen met andere verwerkers en subverwerkers zodat de aankoop, levering, bestelling, opslag, transport afgerond worden;
Om criminaliteit, fraude en asociaal gedrag te voorkomen, onderzoeken en opsporen en daders te vervolgen;
Om contracten, vragen, klachten en geschillen van klanten en leveranciers af te handelen;
Om verzekeringsclaims van klanten, leveranciers en derden te beheren;
Om onze bedrijven, onze medewerkers, onze leveranciers en klanten te beschermen door juridische stappen te ondernemen tegen derden die criminele handelingen hebben gepleegd of in strijd zijn met wettelijke verplichtingen jegens Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten;
Om eventuele juridische claims of handhavingsmaatregelen van regelgevende instanties tegen Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten effectief af te handelen;
Om onze verplichtingen jegens onze leveranciers, klanten, medewerkers, aandeelhouders en belanghebbenden na te komen.

3. Proces van persoonsgegevens

Als een groep bedrijven die wereldwijd handelsactiviteiten uitvoert, moeten we soms uw gegevens verwerken wanneer:

a) verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract met de betrokkene of om stappen te ondernemen om een contract aan te gaan;
b) verwerking noodzakelijk is voor naleving van een wettelijke verplichting;
c) verwerking noodzakelijk is om vitale belangen van de betrokkene of een andere persoon te beschermen;
d) verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;
e) verwerking noodzakelijk is voor de legitieme belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde partij, tenzij deze belangen worden overschaduwd door de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene;
f) verwerking is gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;
g) verwerking noodzakelijk is voor het nakomen van verplichtingen op het gebied van werkgelegenheid, sociale zekerheid of een collectieve overeenkomst;
h) verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene of een andere persoon te beschermen wanneer de betrokkene fysiek of juridisch niet in staat is toestemming te geven;
i) verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens die door de betrokkene duidelijk openbaar zijn gemaakt;
j) verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of wanneer rechtbanken optreden in hun gerechtelijke capaciteit;
k) verwerking noodzakelijk is om redenen van aanzienlijk openbaar belang op basis van het recht van een EU-lidstaat;
l) verwerking noodzakelijk is voor de beoordeling van de arbeidscapaciteit van een werknemer, medische diagnose, het verstrekken van gezondheids- of sociale zorg of behandeling of het beheer van gezondheids- of sociale zorgsystemen en diensten op basis van EU- of lidstaatrecht of een contract met een gezondheidsprofessional;
m) verwerking noodzakelijk is om redenen van openbaar belang op het gebied van volksgezondheid;
n) verwerking noodzakelijk is voor archiveringsdoeleinden in het algemeen belang, wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en worden alleen gedeeld met het hoger management van Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV.

4. Type persoonsgegevens die we verzamelen

Veel van de informatie die we hebben, zal door u zijn verstrekt, maar sommige kunnen afkomstig zijn van andere interne of externe bronnen. De informatie die we over onze medewerkers kunnen houden, kan handicaps, medische dossiers, afkomst, religie, geboortedatum, nationaliteit, bankrekeningnummer, burgerservicenummer, persoonlijk belastingnummer, strafblad, kredietgeschiedeniscontrole, rijbewijs en controles, gezinsdetails, disciplinaire dossiers, werkvisum, foto, visuele identifiers, voortgang van het prestatieplan, geslachtsidentifiers omvatten. De informatie die we over onze klanten, leveranciers en derden houden, kan naam, contactgegevens, telefoonnummer, e-mailadres omvatten. U zult onvermijdelijk worden verwezen naar in veel bedrijfsdocumenten en -registraties die door u en uw collega’s worden geproduceerd tijdens het uitvoeren van uw taken en de zaken van het bedrijf. U moet verwijzen naar het Master Data Protection Policy. Indien nodig kunnen we informatie over uw gezondheid bewaren, wat redenen voor afwezigheid en rapporten en aantekeningen kan omvatten. Deze informatie zal worden gebruikt om te voldoen aan onze verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid en arbeidsgezondheid – om te overwegen hoe uw gezondheid uw vermogen om uw werk te doen beïnvloedt en of aanpassingen aan uw baan geschikt kunnen zijn. Waar we bijzondere categorieën informatie verwerken die betrekking hebben op uw raciale of etnische herkomst, politieke opvattingen, religieuze en filosofische overtuigingen, strafblad, kredietgeschiedeniscontrole, gezinsdetails, disciplinaire dossiers, werkvisum, foto, visuele identifiers, voortgang van het prestatieplan, geslachtsidentifiers enz., zullen we altijd uw uitdrukkelijke toestemming verkrijgen voor die activiteiten, tenzij dit wettelijk niet vereist is of de informatie nodig is om uw gezondheid in een noodgeval te beschermen. Bovendien monitoren we van tijd tot tijd computer- en mobiel telefoongebruik.

5. Delen van gegevens met derden

Behalve zoals hierboven vermeld, zullen wij alleen informatie over u aan derden verstrekken indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of indien wij onze contractuele verplichtingen jegens u moeten nakomen, bijvoorbeeld om bepaalde informatie door te geven aan een externe leverancier.

Concreter, om bepaalde diensten aan u beschikbaar te stellen, moeten wij uw persoonsgegevens mogelijk delen met enkele van onze servicepartners.

Deze omvatten IT-softwarebedrijven, verzekeringsmaatschappijen en verzekeringsmakelaars, externe advocaten, consultants, externe auditors etc. Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten verlenen serviceproviders alleen toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken wanneer wij hebben bevestigd dat zij passende maatregelen voor gegevensbescherming en beveiliging toepassen. Wij leggen serviceproviders ook contractuele verplichtingen op met betrekking tot de beveiliging van gegevensbescherming.

Afgezien van de serviceproviders zullen Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekken, behalve zoals hieronder uiteengezet. Wij kunnen uw gegevens delen met:

Onze zorgvuldig geselecteerde partners die Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten merkproducten en -diensten leveren, indien wij uw toestemming hiervoor hebben;
Overheidsinstanties, toezichthoudende instanties, rechtshandhavingsinstanties, rechtbanken/tribunalen en verzekeraars wanneer wij hiertoe verplicht zijn om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, of om onze wettelijke rechten uit te oefenen, of voor de preventie, opsporing, onderzoek naar misdrijven, vervolging en voor de bescherming van onze werknemers, leveranciers en klanten.

In beperkte en noodzakelijke gevallen kunnen uw gegevens worden doorgegeven naar buiten de EER of aan een internationale organisatie om te voldoen aan onze wettelijke of contractuele vereisten. Wij hebben waarborgen getroffen om de veiligheid van deze gegevens te waarborgen, aangezien wij controleren of al onze verwerkers buiten de EER zijn geregistreerd bij de relevante gegevensbeschermingsautoriteiten of de relevante gegevensbeschermingsverordeningen volgen. Wij moeten er altijd voor zorgen dat de overdracht in overeenstemming is met de wetgeving inzake gegevensbescherming en dat alle persoonsgegevens worden beveiligd. Eén standaardpraktijk is het gebruik van “standaardclausules inzake gegevensbescherming” die door de Europese Commissie voor dergelijke overdrachten zijn goedgekeurd. https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

6. Bewaring van gegevens

Uw persoonsgegevens worden gedurende een periode van 6 jaar plus het lopende jaar bewaard. Zoals vermeld in ons Master Data Protection Policy, mogen persoonsgegevens niet langer dan zes jaar nadat ze niet langer actueel zijn worden bewaard, tenzij daar een specifieke reden voor is. De definitie van actueel zal variëren afhankelijk van de persoonsgegevens.

Trouwens, de regel van 6 jaar bewaring is de gebruikelijke maximumtermijn. Als het niet nodig is om persoonsgegevens zo lang te bewaren, moeten deze vóór de termijn van zes jaar op een veilige manier worden vernietigd. Uitzonderingen op de regel van 6 jaar bewaring zijn de volgende categorieën:

a) Sollicitanten- en contractantenregistraties worden zeven jaar plus het lopende jaar bewaard; b) Financiële gegevens worden tien jaar plus het lopende jaar bewaard; c) Verzoeken inzake gegevensbescherming worden zeven jaar plus het lopende jaar bewaard; d) Personeelsdossiers worden tien jaar plus het lopende jaar bewaard; e) Gegevens betreffende gezondheid en veiligheid worden tien jaar plus het lopende jaar bewaard.

Wanneer de bovengenoemde periode van elke gegevenscategorie is verstreken, hebben Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten het recht om de persoonsgegevens te wissen of te vernietigen zonder enige gevolgen.

7. Toekomstige verwerking van gegevens

Wanneer wij in de toekomst uw persoonsgegevens voor een ander doel willen verwerken dan waarvoor zij zijn verzameld, zullen wij u hierover informeren en u alle andere relevante informatie verstrekken.

8. Beveiligingsmaatregelen

Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten zetten zich in om uw persoonsgegevens veilig te stellen. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten:

Regelmatige cyberbeveiligingsbeoordelingen en crisismanagement oefeningen om ervoor te zorgen dat we paraat zijn om te reageren op cyber security aanvallen en datalekken;
Dagelijkse penetratietesten van systemen;
Beveiligingsmaatregelen die de IT-infrastructuur van de hele Groep beschermen tegen externe aanvallen en onbevoegde toegang;
Interne beleidsregels waarin onze aanpak van gegevensbeveiliging en training voor medewerkers worden uiteengezet.

9. Juridische grondslag voor het verwerken van uw gegevens

Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten verzamelen en gebruiken persoonsgegevens omdat dit nodig is voor:

Het nakomen van onze verplichtingen en het uitoefenen van onze rechten onder een overeenkomst voor de verkoop of aankoop of het transport of de opslag van goederen;
Het nakomen van onze verplichtingen en het uitoefenen van onze rechten onder een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst met een derde partij;
Het nastreven van ons gerechtvaardigd belang; en
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
In het algemeen zullen we alleen op toestemming vertrouwen als rechtsgrondslag voor verwerking in verband met direct marketingdoeleinden (zeer beperkt). Wanneer we gegevens verwerken op basis van toestemming, hebben de betrokkenen het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Wanneer toestemming de enige rechtsgrondslag voor verwerking is, zullen we de verwerking van gegevens staken nadat de toestemming is ingetrokken.

10. Uw rechten

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft de betrokkene een aantal rechten met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens. De rechten die u hebt, zijn de volgende:

Het recht om bij ons een verzoek in te dienen tot inzage in en rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens;
Het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of te bezwaar maken tegen de verwerking;
Het recht om te verzoeken dat Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten als verwerkingsverantwoordelijke u uw persoonsgegevens verstrekken en, indien mogelijk, deze gegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke, bekend als het recht op gegevensportabiliteit (alleen wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene en in beide gevallen de verwerkingsverantwoordelijke de gegevens op geautomatiseerde wijze verwerkt);
Het recht om een kopie van uw persoonsgegevens op te vragen bij onze GDPR-afdeling op [info@kappersfoods.com];
Het recht om uw toestemming voor de verwerking op elk gewenst moment in te trekken (alleen als toestemming als verwerkingsvoorwaarde wordt gebruikt), zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór uw toestemming werd ingetrokken;
Het recht om, indien er een geschil is over de juistheid of verwerking van uw persoonsgegevens, te verzoeken dat verdere verwerking wordt beperkt;
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (geldt alleen wanneer de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang);
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten niet voldoen aan de vereisten van de AVG met betrekking tot uw persoonsgegevens.

11. Contactgegevens

Liberty Holding BV, KappersFoods BV, Ocean Food Holland BV en hun entiteiten zijn de verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens in het kader van de AVG.

Om al uw relevante rechten uit te oefenen, vragen of klachten in te dienen en als u zich zorgen maakt over de verwerking van uw gegevens, kunt u contact opnemen met onze GDPR-afdeling op [info@kappersfoods.com].

Hoogachtend,

Management Liberty Holding BV, KappersFoods BV en Ocean Food Holland BV